Автор: Кокоз В. Л.
«Люди покупают не сверло. Они покупают дырку в стене»
Теодор Левитт
Тем более странно, что поход к покупке копира и тумбочки для офиса практически одинаков: прежде всего, интересует цена продажи, потом – фирма-изготовитель и место производства. Только в последнюю очередь, выбирая СТАНОК ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА КОПИЙ, покупатель интересуется стоимостью этих копий и теми дополнительными функциями и возможностями, которые позволят выполнять работу быстрее, с меньшим браком или вообще изменяющие традиционный подход к документам (многие ли интересовались наличием в аппарате Интернет-факса?).
Оставив на будущее радикальные изменения подхода к документообороту, вернемся к проблеме выбора из всего многообразия предлагаемого на нашем рынке оборудования. Определившись с форматом печати и производительностью, следующим шагом является расчет стоимости владения – т.е. затрат, которые пользователь несет для получения определенного числа отпечатков.
Стоимость владения складывается из стоимости самого копировального аппарата, стоимости основных расходных материалов (тонер, девелопер, фотобарабан), деталей, подлежащих регулярной замене через определенные интервалы времени согласно таблице РМ (PREVENTIVE MAINTANCE), а также оплаты труда сервисного инженера. Помимо всего перечисленного, в стоимость владения часто включают аренду офисного пространства, занимаемого оборудованием, и капитальные затраты на его установку. Иногда к расходам на эксплуатацию причисляют даже оплату труда рядовых сотрудников, тратящих свое время на работу с устройством и его поддержку.
Учесть все эти факторы на этапе покупки очень сложно, но можно произвести достоверную оценку расходов на содержание копировальной техники исходя из того, что затраты на тонер, девелопер и фотобарабан олбычно составляют 60-70% всех затрат на эксплуатацию (без учета бумаги). Следовательно, не составит труда посчитать, во что реально встанет покупка - достаточно лишь посмотреть, сколько понадобится расходников с учетом их ресурса, исходя из предполагаемой нагрузки на весь срок службы аппарата (обычно это 5 лет эксплуатации или количество копий, которые сделает аппарат за это время).
Рассмотрим пример: копир-принтер-сканер-факс формата А4 для небольших рабочих групп, способный выдерживать нагрузку до 5000 страниц в месяц, оснащенный автоматическим податчиком документов и дуплексом при печати и копировании (возможность создания двусторонних документов – это прямая экономия бумаги, места для хранения документов, почтовых затрат и т.п.).
Сравним два популярных МФУ: Xerox WorkCentre M15i и Gestetner DSm415pf (модели 2005 года, рекомендованные цены DataLux).
Стоимость приобретения DSm415pf WC M15i
Цена аппарата, долл. 1400 675
Стартовый комплект, при 5% заполнении*, страниц 8400 3000
Цена тонера, долл. 28,59 84,13
Ресурс тонера при 5% заполнении*, страниц 8400 6000
Цена (блока) фотобарабана, долл 139,53 106,64
Ресурс (блока) фотобарабана, страниц 45000 15000
* – Ресурс тонера традиционно указывается либо для 5%, либо для 6% заполнения. Процент заполнения указывает, какая доля площади страницы, использовавшейся для измерения ресурса, была покрыта текстом или изображением. Чем больше заполнение при одинаковом ресурсе, тем больше тонера реально находится в картридже.
Если ориентироваться только на стоимость покупки, лучшим приобретением покажется МФУ от Xerox, а аппарат Gestetner , получается, вообще не заслуживает внимания.
Перейдем к оценке общей стоимости владения. Зафиксировав прогнозируемую нагрузку на уровне пяти тысяч страниц (копий и отпечатков) в месяц и ограничив планирование пятью годами эксплуатации, получим предельный объем копирования и печати, равный 300 тысячам страниц.
Стоимость владения (долл.) в зависимости от числа отпечатков
Число отпечатков страниц DSm415pf WC M15i
10 000 1428,59 843,26
20 000 1457,18 1034,03
30 000 1485,77 1308,93
40 000 1514,36 1477,19
50 000 1682,48 1667,96
60 000 1739,66 1942,86
70 000 1768,25 2111,12
80 000 1796,84 2301,89
90 000 1964,96 2576,79
100 000 1993,55 2745,05
200 000 2615,69 4837,61
300 000 3237,83 7014,30
Оказывается, реальное положение дел радикально отличается от того, что бросается в глаза при первом поверхностном взгляде на цифры. Получается, что настоящий ценовой лидер– МФУ Gestetner , который изначально считался аутсайдером! Выбрав DSm415pf вместо WC M15i, покупатель уже через год оправдает разницу стартовых цен, а за пять лет сможет сэкономить сумму, в два раза превышающую начальную стоимость покупки!
Этот пример – лишь доказательство, что оценка стоимости владения является решающей при выборе конкретных моделей офисной техники, в особенности копиров и многофункциональных устройств, поглощающих в процессе эксплуатации столько недешевых расходных материалов!
Остается добавить лишь несколько слов о сервисе. Копировальный аппарат, как и автомобиль, требует сервисного обслуживания. Причём работы по сервисному обслуживанию должны проводиться регулярно. Если этого не делать, то аппарат очень скоро, говоря языком сервисных инженеров, начнет "сыпаться", и, независимо от модели и фирмы-производителя, покупатель получит неработоспособную технику, на восстановление которой придется потратить гораздо больше средств.
Существует два основных типа договоров на сервисное обслуживание:
1. обслуживание по копиям, т. е. определяется фиксированная плата за копию. Ежемесячно со счетчика копий копировального аппарата снимаются показания, и по количеству произведенных копий выставляется счет. В стоимость такого обслуживания входят все расходные материалы (кроме бумаги), все запасные части и труд инженера.
При таком подходе техника всегда готова к работе, а покупатель точно знает свои затраты на производство документов. Чаще всего по такому договору работают крупные клиенты, которым важно иметь надежно функционирующую технику для обеспечения собственной работы – банки, торговые сети, госорганизации.
2. сервисный договор, при котором ежемесячно или ежеквартально платится фиксированная абонентская плата. Сервисный инженер регулярно (минимум раз в месяц) приезжает к клиенту для выполнения технического обслуживания или в случае возникновения неисправностей. Все расходные материалы и запчасти оплачиваются отдельно по мере необходимости. По стоимости сервисный договор дешевле полного контракта и больше подходит для клиентов, чей аппарат имеет неравномерную или неполную нагрузку.